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El proceso de control

Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción dentro de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de control en una organización, y sin importar qué se va a controlar, existen tres pasos básicos que son:

  • Establecimiento de normas, parámetros y método.
  • Medición del desempeño o resultado obtenido.
  • Ejecución de las acciones correctivas.

 

1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: aquí se encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se establezcan en la planificación, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales.

Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la organización. Deben definirse en términos claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con más facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad.

Además, los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento.

 

2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medición del desempeño basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, de manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero aún en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible.

Esta fase del proceso de control consiste en revisar que lo establecido a través de los estándares y objetivos en el paso anterior se estén logrando como lo planificado. Es un proceso repetitivo, por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medición y otra. Si los resultados corresponden a lo establecido, todo está bajo control.

 

3) Ejecución de las acciones correctivas: esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos, y el análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.

En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:

  • Rediseñando los planes o modificando las metas.
  • Ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas.
  • Utilizando personal adicional mediante una mejor selección y capacitación de los empleados.
  • Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cese del empleado.
  • Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación como las detalladas en este curso.
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